Ślub to jedno z najważniejszych wydarzeń w życiu. W polskiej kulturze przyjęło się, aby po ceremonii zaślubin wyprawić przyjęcie weselne. Często tego rodzaju przyjęcia są organizowane dla znacznej grupy gości, co powoduje, że jego organizacja pociąga za sobą znaczne koszty idące z reguły w dziesiątki tysięcy złotych. Organizacja przyjęcia wymaga poczynienia uzgodnień ze znaczną grupą usługodawców. Jest to przede wszystkim wynajęcie odpowiedniej sali, zapewnienia posiłków oraz napojów, a także zespołu lub DJa oraz udekorowanie miejsca ceremonii. Z uwagi na to, że wyprawienie przyjęcia weselnego wiąże się ze znacznymi kosztami warto zwrócić uwagę na niektóre elementy, które mogą okazać się swego rodzaju pułapką.

Zadatek czy zaliczka?
Przeważnie podmioty wynajmujące salę na przyjęcie weselne wymagają przy zawarciu umowy wpłacenia kwoty, która oscyluje w okolicach 10-20% całej wartości umowy. Niezależnie od tego, czy tę pierwszą wpłatę uiścimy tytułem zadatku, czy zaliczki– w przypadku dojścia umowy do skutku kwota ta zostanie zaliczona ma poczet ceny. Co stanie się jednak w przypadku, gdy umowa do skutku nie dojdzie?

Zaliczka zasadniczo wiąże się z tym, że jeżeli do realizacji umowy nie dojdzie – kwota zostanie nam w całości zwrócona.
Zadatek natomiast ma, co do zasady, takie znacznie, że jeżeli umowa nie dojdzie do skutku z powodu okoliczności zależnych od Państwa Młodych – organizator ma prawo zachować sumę wpłaconego zadatku. Jeżeli natomiast umowa nie zostanie zrealizowana z przyczyn leżących po stronie organizatora – Państwo Młodzi mają prawo do żądania dwukrotności sumy wpłaconego zadatku. Tylko w przypadku, gdy umowa nie zostanie zrealizowana z przyczyn od obu stron niezależnych (np. siła wyższa – epidemia) kwota zadatkowi podlega zwrotowi na takiej samej zasadzie jak zaliczka.

To z pozoru niewielka różnica (jedno słowo zawarte w treści umowy) ma zatem dość ważkie konsekwencje. Warto zatem zwrócić uwagę na to, czy wpłacamy zaliczkę, czy zadatek. Zadatek niejako bardziej wiąże ze sobą strony umowy, bowiem prawo przewiduje konsekwencje w przypadku odwołania imprezy i to dla obu stron. Takiego charakteru nie ma natomiast zaliczka. Każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety, dlatego warto dobrze się zastanowić na którą z ww. konstrukcji się zdecydować.

Ilość osób uczestniczących w przyjęciu
Na etapie wybierania miejsca, w którym ma odbyć się wesele Państwo Młodzi najczęściej nie są w stanie przewidzieć ile dokładnie osób przyjmie ich zaproszenie. Organizatorzy wesel często wymagają zadeklarowania liczby osób uczestniczących w przyjęciu albo chociaż określenia minimalnej liczby osób.

Nawet po zadeklarowaniu się przez zaproszonych gości co do uczestnictwa w imprezie mogą zdarzyć się sytuacje losowe, które spowodują, że część zaproszonych gości nie pojawi się na przyjęciu. Warto zwrócić uwagę, czy organizator w takim przypadku będzie wymagał uiszczenia 100% opłaty, czy też w przypadku braku uczestnictwa będzie można odzyskać chociaż część umówionej kwoty.

Do rzadkości należą sytuację, w których organizatorzy godzą się zwrócić (lub nie żądać zapłaty) za gości, którzy finalnie na miejscu się nie pojawią. Warto zatem przeanalizować zapisy umowy także pod tym kątem. To, że jakaś część zadeklarowanych gości na przyjęciu się nie pojawi jest niemal pewne – dobrze zatem mieć świadomość jak w takim przypadku będzie wyglądało rozliczenie finansowe.

Kary umowne
Gdy wynajmujemy animatorów, zespół lub DJa nie możemy wykluczyć sytuacji, że któryś z usługodawców na imprezie się po prostu nie pojawi. Taka sytuacja oczywiście powoduje znaczne komplikacje. Profesjonaliści unikają takich sytuacji, albowiem godzi to w ich renomę. Czy istnieją jakieś sposoby, aby ryzyko związane z brakiem realizacji usługi wyeliminować lub ograniczyć?

Państwo Młodzi mogą postulować, aby wprowadzić do umowy z usługodawcami klauzulę kary umownej.
W przypadku gdy zespół nie stawi się na przyjęcia będzie zobligowany do zapłacenia Państwu Młodym określonej sumy pieniężnej. Odpowiedzialność finansowa za brak realizacji usługi z pewnością zmobilizuje drugą stronę umowy do jej należytego wykonania. Można także domagać się wprowadzenia zapisu, zgodnie z którym usługodawca w przypadku braku możliwości realizacji usługi zobowiąże się we własnym zakresie do zapewnienia zastępstwa. W przypadku braku zapewnienia innego podmiotu, który usługę wykona zamiast kontrahenta można również zastrzec obowiązek zapłaty kary umownej. Dobrze skonstruowana w tym zakresie umowa, zaopatrzona właśnie w zapisy o karach umownych, może ograniczyć ryzyko związane z brakiem realizacji usługi. Wiadomo bowiem, że wizja obowiązku zapłaty znacznej sumy będzie mobilizowała usługodawców do wywiązania się z umowy.

Z uwagi na fakt, że organizacja przyjęcia weselnego to spory wydatek, zawsze warto skonsultować zawierane umowy z prawnikiem. Ocena ryzyka i zagrożeń, a także możliwość zaproponowania zapisów minimalizujących ryzyko tego, że coś pójdzie nie tak w tym szczególnym dniu zapewni Nowożeńcom spokój ducha i pozwoli się skoncentrować na duchowym wymiarze zaślubin oraz po prostu dobrej zabawie w tym szczególnym dniu. Koszt pomocy prawnika jest niewielki w porównaniu z sumą, którą wydajemy na wyprawienie przyjęcia. Warto zatem zapewnić sobie spokojną głowę.

Szukasz pomocy przy aspektach prawnych organizacji wesela? Skontaktuj się z nami https://kancelaria-certus.pl/kontakt/

Autor tekstu: r. pr. Stefan Zimny