Zapowiadane od dawna zmiany w sposobie wystawiania faktur VAT – o których pisaliśmy już w listopadzie 2023 r.: https://kancelaria-certus.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/ – wchodzą w życie, choć z lekkim opóźnieniem.
Celem reformy jest pełna cyfryzacja fakturowania i uproszczenie rozliczeń pomiędzy kontrahentami.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Od 1 lutego 2026 r. z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) będą musiały połączyć się duże przedsiębiorstwa, czyli te, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto.
Dla pozostałych firm obowiązek integracji z systemem zacznie obowiązywać 1 kwietnia 2026 r.

Czym jest KSeF i jak działa?
Krajowy System e-Faktur ma na celu przeniesienie wymiany faktur pomiędzy przedsiębiorcami do środowiska elektronicznego.
Każda faktura wystawiona w systemie zintegrowanym z KSeF automatycznie trafi do systemu kontrahenta – bez konieczności wysyłania jej ręcznie.
Dzięki temu:
• wymiana dokumentów będzie ujednolicona i bezpieczna,
• żadna ze stron nie będzie mogła twierdzić, że „nie otrzymała faktury”,
• możliwe będzie szybsze rozliczanie transakcji i kontrola przepływu dokumentów.

Zmiany w fakturach korygujących
Wraz z wprowadzeniem KSeF zmianie ulegną również zasady dotyczące faktur korygujących.
Nie będzie już możliwe poprawienie takich błędów jak np. numeru NIP.
W takich sytuacjach konieczne będzie wyzerowanie błędnej faktury i wystawienie nowej.

Tryb offline – co jeśli system nie działa?
W wyjątkowych sytuacjach, np. przy problemach technicznych z KSeF, przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z tzw. dobrowolnego trybu offline.
Oznacza to, że fakturę będzie można wystawić poza systemem, ale należy ją przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Które dokumenty nie będą trafiały do KSeF?
Nie wszystkie dokumenty będą objęte obowiązkiem ewidencji w systemie.
Z KSeF wyłączone zostaną m.in.:
• faktury dla konsumentów (B2C),
• bilety (np. za przejazdy autostradami czy środki transportu).

Kogo nie obejmie obowiązek KSeF w 2026 roku?
Z obowiązku korzystania z systemu w 2026 r. wyłączeni będą mikroprzedsiębiorcy, czyli tacy przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto.
Dla nich integracja z KSeF stanie się obowiązkowa dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Podsumowanie
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to kolejny krok w kierunku pełnej digitalizacji rozliczeń podatkowych.
Choć nowe przepisy oznaczają konieczność dostosowania oprogramowania i procesów księgowych, system KSeF w dłuższej perspektywie przyniesie korzyści – usprawni wymianę dokumentów, zwiększy bezpieczeństwo i przejrzystość obrotu gospodarczego.

Autor: apl. radc. Aleksandra Warszewska

Co to za system?
System informatyczny, który umożliwia generowanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w obrocie gospodarczym.
Faktura ustrukturyzowana – czym jest?
Nową formą wystawianej dotychczas faktury sprzedażowej. Jej wystawianie będzie możliwe jedynie w formie elektronicznej (plik XML) i wyłącznie w systemie KSeF bądź systemie z nim kompatybilnym. Krajowa Administracja Skarbowa udostępniła strukturę logiczną faktury ustrukturyzowanej.

W jakim celu został założony?
Celami założenia KSeF były: centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym, umożliwienie przesyłania faktur przez system oraz ułatwienie kontroli organów podatkowych w zakresie podatku VAT.

Czy faktury papierowe zostaną wycofane z obrotu?
Nie. Obowiązek wystawiania faktur przez system KSeF nie będzie dotyczył: faktur konsumenckich, biletów przejazdu (które są uznawane za faktury np.: za przejazd na autostradach płatnych), faktur wystawianych na zasadach OSS i IOSS (faktury wystawiane w szczególnej procedurze unijnej, nieunijnej i importu).

W jakim terminie przedsiębiorcy będą zobowiązani zacząć z niego korzystać?
Korzystanie z Krajowego Systemu e – Faktur na ten moment jest dobrowolne. Obowiązek wystawiania faktur w Systemie KSeF bądź systemie, który jest kompatybilny z KSeF powstanie w dniu:
– 1 lipca 2024 r. – dla czynnych podatników VAT;
– 1 lipca 2025 r. – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowców) w zakresie wystawiania faktur.

Jak działa system KSeF?
System umożliwia wystawianie faktur za pomocą oprogramowania finansowo – księgowego. System sprawdza, czy każda z wystawionych przez przedsiębiorcę faktur spełnia wymogi formatu XML oraz nadaje jej unikalny numer. Wystawca będzie mógł wysłać wystawioną przez siebie fakturę do swojego kontrahenta przez KSeF a następnie – otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru wysłanej faktury.

Zalety korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur:
– brak obowiązku archiwizacji faktur;
– skrócenie okresu oczekiwania na zwrot podatku;
– pewność dostarczenia faktury na linii wystawca – nabywca;
– automatyzacja procesu fakturowania.

Wady korzystania z Krajowego Systemu e- Faktur:
– szacowany koszt wdrożenia KSeF w małych i średnich firmach wyniesie od 500,00 zł do 2000,00 zł.
– aby wystawiać faktury w KSeF przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów bądź programów komercyjnych kompatybilnych z KSeF. Narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów zostały udostępnione bezpłatnie – jedynie w wersji przedprodukcyjnej (demo). Za korzystanie z programów komercyjnych przedsiębiorcy będą musieli zapłacić.
– konieczność zaopatrzenia się w program do odczytu faktur z pliku XML do plików PDF. Faktury usystematyzowane są zapisywanie w formie plików XML. Pliki te są łatwiejsze do odczytania dla wyspecjalizowanych oprogramowań. Ze względu na to, że faktura ustrukturyzowana jest zapisana kodem przypominającym kod programowania – jej odczytanie będzie mniej intuicyjne dla człowieka.

Autor: Aleksandra Warszewska