Krajowy System e-Faktur (KSeF) – od kiedy obowiązkowy i co muszą wiedzieć przedsiębiorcy?

Zapowiadane od dawna zmiany w sposobie wystawiania faktur VAT – o których pisaliśmy już w listopadzie 2023 r.: https://kancelaria-certus.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/ – wchodzą w życie, choć z lekkim opóźnieniem.
Celem reformy jest pełna cyfryzacja fakturowania i uproszczenie rozliczeń pomiędzy kontrahentami.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Od 1 lutego 2026 r. z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) będą musiały połączyć się duże przedsiębiorstwa, czyli te, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto.
Dla pozostałych firm obowiązek integracji z systemem zacznie obowiązywać 1 kwietnia 2026 r.

Czym jest KSeF i jak działa?
Krajowy System e-Faktur ma na celu przeniesienie wymiany faktur pomiędzy przedsiębiorcami do środowiska elektronicznego.
Każda faktura wystawiona w systemie zintegrowanym z KSeF automatycznie trafi do systemu kontrahenta – bez konieczności wysyłania jej ręcznie.
Dzięki temu:
• wymiana dokumentów będzie ujednolicona i bezpieczna,
• żadna ze stron nie będzie mogła twierdzić, że „nie otrzymała faktury”,
• możliwe będzie szybsze rozliczanie transakcji i kontrola przepływu dokumentów.

Zmiany w fakturach korygujących
Wraz z wprowadzeniem KSeF zmianie ulegną również zasady dotyczące faktur korygujących.
Nie będzie już możliwe poprawienie takich błędów jak np. numeru NIP.
W takich sytuacjach konieczne będzie wyzerowanie błędnej faktury i wystawienie nowej.

Tryb offline – co jeśli system nie działa?
W wyjątkowych sytuacjach, np. przy problemach technicznych z KSeF, przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z tzw. dobrowolnego trybu offline.
Oznacza to, że fakturę będzie można wystawić poza systemem, ale należy ją przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Które dokumenty nie będą trafiały do KSeF?
Nie wszystkie dokumenty będą objęte obowiązkiem ewidencji w systemie.
Z KSeF wyłączone zostaną m.in.:
• faktury dla konsumentów (B2C),
• bilety (np. za przejazdy autostradami czy środki transportu).

Kogo nie obejmie obowiązek KSeF w 2026 roku?
Z obowiązku korzystania z systemu w 2026 r. wyłączeni będą mikroprzedsiębiorcy, czyli tacy przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto.
Dla nich integracja z KSeF stanie się obowiązkowa dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Podsumowanie
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to kolejny krok w kierunku pełnej digitalizacji rozliczeń podatkowych.
Choć nowe przepisy oznaczają konieczność dostosowania oprogramowania i procesów księgowych, system KSeF w dłuższej perspektywie przyniesie korzyści – usprawni wymianę dokumentów, zwiększy bezpieczeństwo i przejrzystość obrotu gospodarczego.

Autor: apl. radc. Aleksandra Warszewska