Kiedy można kierować wezwanie do dłużnika?
Wezwanie do zapłaty kierujemy do kontrahenta gdy minie termin, w jakim miał uiścić należność wynikającą z umowy. Praktyka pokazuje, że z wysłaniem wezwania nie warto czekać, ponieważ czas działa na niekorzyść wierzyciela i im więcej upłynie go od terminu płatności, tym mniejsza szansa na odzyskanie należności. Najczęściej przekroczenie terminu o kilka dni nie powoduje wysłania wezwania do kontrahenta. Kwestię momentu wysłania wezwania należy wyważyć, gdyż często znamy swoich kontrahentów i wiemy jaka jest ich sytuacja finansowa oraz dyscyplina płatności. Część kontrahentów może odebrać wezwanie skierowane krótko po terminie płatności jako naszą nadgorliwość, innych może ono zmobilizować do terminowej wpłaty w przyszłości.
Co powinno zawierać wezwania do zapłaty?
Przepisy nie regulują określonego wzoru wezwania do zapłaty. Warto pamiętać, aby wezwanie było napisane oficjalnym językiem i zawierało ostrzeżenie przed negatywnymi konsekwencjami dalszej zwłoki w spłacie, co zwiększa jego skuteczność. Ilość wezwań do zapłaty nie jest wskazana, ani ograniczona przepisami, jednak nie ma sensu wysyłać ich w dużej ilości, ponieważ może to wywołać w dłużniku przekonanie, że nigdy nie ziszczą się konsekwencje, które wskazujemy na wypadek dalszego pozostawania w zwłoce. Na potrzeby procesowe wystarczy skierowanie jednego wezwania do zapłaty.
W wezwaniu do zapłaty powinny znaleźć się również poniżej wskazane elementy:
- data i miejsce sporządzenia wezwania,
- dane wierzyciela,
- dane dłużnika,
- stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty – możemy wskazać tu numer dokumentu lub opisać okoliczności będące podstawą zobowiązania,
- kwota długu oraz ewentualne odsetki – jeśli wskazujemy odsetki, dobrze wskazać podstawę ich sposobu naliczania,
- termin spłaty wyznaczony przez wierzyciela – można wyznaczyć konkretną datę (musimy pamiętać, aby uwzględnić czas przewidywany na doręczenie wezwania) lub ilość dni od odebrania wezwania (najczęściej 7 lub 14 dni),
- numer rachunku bankowego, na który należy dokonać spłaty zadłużenia,
- podpis.
Jak zwiększyć skuteczność wezwania do zapłaty?
Wskazując w wezwaniu do zapłaty konsekwencje, jakie grożą w przypadku dalszej zwłoki w spłacie warto pamiętać, że powinny być one czytelne dla dłużnika. Nieostre zwroty, jak np. „dalszy brak spłaty zadłużenia będzie skutkował negatywnymi następstwami” nie są skuteczne. Należy używać sformułowań, które jasno przedstawią dłużnikowi, co się stanie gdy nadal będzie zwlekał ze spłatą należności, np. wskazując, że w przypadku dalszego braku spłaty zadłużenia sprawa zostanie skierowana do postępowania sądowego, a dłużnik zostanie obarczony jego kosztami.
Listy zwykły, polecony czy za potwierdzeniem odbioru?
Wezwanie do zapłaty najlepiej wysłać listem poleconym, dzięki czemu będzie można zweryfikować czy oraz kiedy dłużnik je odebrał. Zachowanie potwierdzenia nadania pozwoli wykazać przed sądem, że podjęliśmy próbę polubownego załatwienia sporu.
Czy wysłanie wezwania warto powierzyć profesjonalistom?
Zdecydowanie większą skuteczność mają wezwania do zapłaty zlecone profesjonalnym firmom. Częstokroć nierzetelni kontrahenci otrzymując wezwanie do zapłaty bezpośrednio od wierzyciela, wrzucają je do szuflady nie biorąc na poważnie negatywnych skutków zwlekania z zapłatą należności. Gdy jednak trafi do nich wezwanie skierowane przez kancelarię prawną lub firmę windykacyjną wiedzą, że wierzyciel zdecydował się podjąć kroki w celu odzyskania należności i ziszczenie się negatywnych konsekwencji staje się realne.
Reasumując, jeśli kontrahenci zalegają ze spłatą należności, nie należy czekać z wezwaniem ich do zapłaty, a gdy już zdecydujemy się na ten krok, wezwanie powinno być precyzyjne oraz wskazywać realne konsekwencje dalszej zwłoki w spłacie. Jeśli chcemy zwiększyć szansę na skuteczne działania polubowne, dobrze jest powierzyć je profesjonalistom.
Nierzetelni kontrahenci to problem wielu przedsiębiorców. Jeżeli dotknął również Państwa firmy, to zapraszam do kontaktu pod nr 509 212 424 lub na adres mailowy: malgorzatapera@kancelaria-certus.pl w celu szybkiego i skutecznego odzyskania należności.
Autor tekstu: Małgorzata Pera
