Zapowiadaliśmy to w poprzednim artykule: “Ustawa o ochronie sygnalistów coraz bliżej”. Firmy, zatrudniające ponad 250 pracowników mają na to czas do 17.12 2021 r. – dzień wejścia ustawy w życie. Przedsiębiorcom zatrudniającym od 50 do 250 pracowników czas na wdrożenie dyrektywy został wydłużony do 17.12.2023 r.
Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcach w związku z ustawą o sygnalistach?
Ustawa nakłada na pracodawców wdrożenie wewnętrznych procedur, które mają chronić sygnalistów w firmach. Chodzi m.in. o określenie zasad zgłoszeń naruszeń, a także przepisów gwarantujących sygnalistom ochronę przed działaniami odwetowymi.
Kto to jest sygnalista?
Sygnalista to osoba, która przekazuje przedsiębiorcy lub odpowiednim organom administracji publicznej, informacje dotyczące dostrzeżonych nieprawidłowości w firmie. Kieruje się on, co ważne, nie wyłącznie swoim własnym, indywidualnym interesem, a interesem ogółu.
W praktyce sygnalistą będzie przede wszystkim pracownik. Ustawa przyznaje jednak możliwość dokonywania takich zgłoszeń i korzystania z ochrony w niej przewidzianej szerszemu gronu, w tym m.in.: wspólnikom, członków zarządu, wolontariuszom, współpracownikom świadczącym usługi w oparciu o umowy cywilnoprawne. Ochroną mają być także objęte wszelkie osoby pomagające sygnaliście przy dokonywaniu zgłoszenia.
Jakich naruszeń mogą dotyczyć zgłoszenia?
Ustawa przewiduje stosunkowo szeroki katalog tematyki zgłoszeń, a które mogą obejmować dostrzeżone uchybienia z zakresu m.in.:
- prawa zamówień publicznych;
- zapobiegania prania pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Unii Europejskiej i rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
Katalog problematyki, której mogą dotyczyć zgłoszenia, może zostać dodatkowo rozszerzony decyzją pracodawcy.
Kanały dokonywania zgłoszeń dla sygnalistów
Pierwszym krokiem powinno zostać rozważenie kanału, który w danym przedsiębiorstwie będzie służyć jako narzędzie do dokonywania zgłoszeń. Przedsiębiorca może tu wykorzystać albo narzędzia własne – zorganizowane wewnętrznie lub skorzystać z dostępnych na rynku platform pozwalających na bezpieczne, szyfrowane dokonywanie zgłoszeń.
Wykorzystując narzędzia własne przedsiębiorca może posłużyć się oprogramowaniem biurowym, które na co dzień używane jest w firmie – poprzez wyodrębnienie odpowiedniej, dodatkowej funkcji. Możliwe jest także zastosowanie bardziej uproszczonej formy w postaci wydzielenia skrzynki poczty elektronicznej dedykowanej do dokonywania zgłoszeń.
Wedle założeń projektodawców dla zapewnienia płynności działania całej procedury i skłonienia pracowników do dokonywania zgłoszeń rekomendowane jest zapewnienie różnorodnych kanałów. Należy pamiętać, że kanały przyjmowania zgłoszeń muszą bezwzględnie zapewniać poufność osoby dokonującej zgłoszenia i uniemożliwiać dostęp do danych objętych zgłoszeniem osobom nieupoważnionym.
Pracownik do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów
W dalszej kolejności przedsiębiorcy winni wyodrębnić bezstronny podmiot do przyjmowania, i podejmowania odpowiednich działań w reakcji na te zgłoszenia. W tym celu przedsiębiorca może dla przykładu skorzystać z pomocy specjalisty ds. compliance lub oddać te kompetencje wyznaczonym pracownikom będących już członkiem kadry.
Stworzenie regulaminu i rejestru zgłoszeń sygnalistów
Po ustaleniu podstawowych założeń funkcjonowania systemu zgłoszeń i mechanizmów ochronnych, przedsiębiorca powinien te zasady ująć w formie regulaminu. Regulamin powinien zostać skonsultowany z organizacją związkową lub w przypadku jej braku z przedstawicielem pracowników. Dokument ma wchodzić w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników.
Przedsiębiorca zobowiązany jest także do prowadzenia rejestru zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów i przechowywać dane objęte tym rejestrem przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
Wreszcie w celu zapewnienia odpowiedzialnego działania procedury, przedsiębiorcy winni dokonać odpowiedniego przeszkolenia zarówno osób zajmujących się obsługą zgłoszeń, jak i pracowników (potencjalnych sygnalistów) – zapoznając ich w szczególności z zasadami działania udostępnianych przez pracodawcę kanałów zgłoszeń.
Warto pamiętać, że w przypadku przedsiębiorców będących częścią grup kapitałowych zasady funkcjonowania procedury zgłoszeń mogą być objęte polityką przeznaczoną dla całej grupy kapitałowej. Firmy podlegające prawu polskiemu winny jednak pamiętać, aby potwierdzić zgodność ogólnej polityki opracowanej dla grupy kapitałowej, z polską ustawą.
Autor: adw. Weronika Luty
