I tak, w pierwszej kolejności wspomnieć należy o rozwiązaniu wprowadzonym w ramach Tarczy Antykryzysowej – umożliwiającej organizację zdalnego zgromadzenia. Swoista „rewolucja” w tym zakresie rozpoczęła się jeszcze przed zagrożeniem epidemiologicznym. Już we wrześniu 2019 r. wprowadzono bowiem art. 234 (1) k.s.h. który umożliwił organizację zdanych zgromadzeń. Wówczas jednak skorzystanie z tej formy organizacji zgromadzeń wymagało wprowadzenia odpowiednich zmian w umowie spółki. Pod wpływem pandemii, a w szczególności zamknięcia granic, zdecydowano o umożliwieniu spółkom organizacji zgromadzeń w tym trybie już na mocy samej ustawy. W konsekwencji, spółki bez potrzeby wprowadzania zmian w umowie, mogą skorzystać z możliwości organizacji zdalnego zgromadzenia.
Jakich formalności należy dopełnić?
Przede wszystkich przeprowadzenie zdalnego zgromadzenia musi zostać poprzedzone uchwaleniem przez Radę Nadzorczą albo (w przypadku jej braku) wspólników, Regulaminu określającego zasady odbywania się zdalnych zgromadzeń wspólników. Dla uchwalenia tego Regulaminu nie jest konieczne zwoływanie zgromadzenia, wspólnicy mogą podjąć taką uchwałę pisemnie. Przepisy nie określają co dokładnie powinien zawierać Regulamin – ale ustawa wskazuje już, że określone w regulaminie zasady organizacji zdalnego zgromadzenia nie mogą łączyć się z ograniczeniami wykraczającymi poza te niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Chodzi o to, żeby zbyt formalistyczne regulacje nie ograniczały praw wspólników do uczestniczenia w takim zgromadzeniu.
Dalej Zarząd zwołując zgromadzenie winien zdecydować czy będzie się ono odbywać w formie tradycyjnej czy zdalnej i zamieścić stosowną informację w tym zakresie już w zaproszeniu.
Do organizacji takiego zdalnego zgromadzenia można wykorzystać wszelkiego rodzaju powszechnie dostępne komunikatory – ustawodawca pozwolił bowiem na dowolność w zakresie formy komunikacji elektronicznej.
Problematyczne może pozostawać to, że wprowadzając zdalne zgromadzania nie wyłączono stosowania przepisów, które obligują do zachowania tajności głosowania. Warto przypomnieć, że wymóg takiej tajności obowiązuje chociażby w przypadku udzielania absolutorium członkom Zarządu. Z uwagi na powyższe, co do zasady, zgromadzenie winno zostać zorganizowane w taki sposób aby zapewnić ową tajność głosowania – chociażby przy wykorzystaniu oferowanych na rynku aplikacji do głosowania posiadających taką funkcjonalność. Problem ten nie będzie dotyczyć spółek jednoosobowych – tam bowiem z powodu jednoosobowej struktury spółki konieczność zapewnienia tajności jest wyłączona. Na wypadek niespodziewanych trudności w tym zakresie warto także pamiętać, że zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem niezapewnienie wymogów tajności głosowania nie zawsze będzie się łączyć z nieważnością uchwały.
Trzeba także zdecydowanie podkreślić, że zdalne zgromadzenie nie oznacza, że może ono zostać zorganizowane w całkowicie wirtualny sposób. W dalszym ciągu istnieje bowiem obowiązek zorganizowania fizycznej lokalizacji zgromadzenia w siedzibie spółki (zamiennie w innym miejscu na terenie Polski), gdzie będą „obradować” co najmniej przewodniczący i protokolant.
Protokołowanie przebiegu zdalnego zgromadzenia odbywa się już na zasadach ogólnych.
W dalszym ciągu istnieje także możliwość skorzystania z dotychczasowych form organizacji zgromadzania, które pozwalają wspólnikom na uniknięcie osobistej obecności na zgromadzeniu, tj.:
- z formy pisemnego podejmowania uchwał (art. 227 § 2 k.s.h.),
- z możliwości oddawania głosu przez wspólnika za pośrednictwem pełnomocnika – na „tradycyjnym” zgromadzeniu.
Autor tekstu: mec. Weronika Luty
