fbpx

Jakie dokumenty przygotować przed rozpoczęciem windykacji?

Kiedy Twój kontrahent spóźnia się ze spłatą, warto podjąć działania windykacyjne. Im wcześniej zareagujemy, tym większą mamy szansę na odzyskanie swoich należności. Jakie dokumenty powinniśmy przygotować?

Dokumenty potrzebne do wszczęcia windykacji polubownej

Gdy minął termin zapłaty, warto rozpocząć windykację polubowną. Na tym etapie będą nam potrzebne następujące informacje i dokumenty:

dane do prawidłowego założenia sprawy, zawierające informacje o dłużniku, podstawie dochodzenia roszczenia, kwocie zadłużenia, dacie powstania roszczenia oraz terminie płatności,

dokumenty potwierdzające istnienie roszczenia – takie jak faktura VAT, umowa, porozumienie.

Na podstawie otrzymanych informacji możemy skierować do dłużnika wezwanie do zapłaty i podjąć dalsze czynności zmierzające do zakończenia sprawy na etapie polubownym.

Dokumenty potrzebne do wszczęcia windykacji sądowej

Jeśli windykacja polubowna prowadzona przez kancelarię lub przez samego wierzyciela nie przyniosła oczekiwanego skutku, nie pozostaje nic innego jak skierować sprawę do sądu. Na etapie przygotowania pozwu potrzebujemy już kompletu informacji oraz dokumentacji. W niektórych przypadkach, późniejsze ich powołanie może okazać się niemożliwe, a tym samym zwiększyć ryzyko przegrania sprawy. 

Wezwanie do zapłaty – najlepiej skierować je w formie papierowej oraz zachować jego odpis i potwierdzenie nadania. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przed złożeniem pozwu konieczne jest podjęcie próby polubownego załatwienia sprawy.

Uznanie długu – wyrażone w formie pisemnej lub mailowej. Jest dokumentem, który może znacznie ułatwić i przyspieszyć dochodzenie należności.

Faktury – istotny dowód w sprawie. Wynika z nich przede wszystkim kwota roszczenia oraz termin wymagalności – najlepiej jeśli będą dodatkowo podpisane przez kontrahenta. 

Umowy – często oprócz kwoty roszczenia i daty wymagalności, możemy w nich znaleźć zapisy na wypadek opóźnienia w płatnościach – są szczególnie popularne przy długotrwałej współpracy między kontrahentami

Korespondencja mailowa – może zawierać szereg dodatkowych informacji, które zwiększą szanse na wygranie sprawy. Niejednokrotnie w formie mailowej przekazywane są zamówienia, potwierdzana jest realizacja usług, otrzymanie towarów lub możemy w niej odnaleźć wspomniane wcześniej uznanie długu

Każda informacja na wagę złota

Warto pamiętać, że powyższe dokumenty nie są zamkniętym katalogiem, a każda sprawa powinna być oceniana indywidualnie. Jeśli w toku współpracy z nierzetelnym kontrahentem pojawiła się dodatkowa korespondencja, ustalenia, czy nawet rozmowy dotyczące długu – wszystko to warto przekazać prawnikowi prowadzącemu sprawę. 

Podobnie sytuacja ma się ze świadkiem. Często na etapie sporządzania pozwu, prawnik prosi wierzyciela o wskazanie danych świadka, szczególnie jeśli sprawa wydaje się sporna.  Nie jest to jednoznaczne z wezwaniem świadka przez sąd, jednak lepiej z ostrożności procesowej wskazać go już w pozwie, niż ryzykować uznanie wniosku o dopuszczenie dowodu z zeznań świadka za spóźniony na dalszym etapie postępowania.


Windykacja w przypadku braku dokumentów

Gdy współpraca układa się poprawnie, zdarza się, że kontrahenci zaniedbują prowadzenie bieżącej dokumentacji. Co w sytuacji, gdy pojawią się problemy z płatnościami? Czy wierzyciel będzie mógł domagać się należnej mu zapłaty? Brak czy niekompletna dokumentacja nie przekreślają szans na odzyskanie należności. W takiej sytuacji, najlepiej skontaktować się z prawnikiem, który przeanalizuje sprawę oraz przedstawi możliwości i ewentualne ryzyko.