Co to za system?
System informatyczny, który umożliwia generowanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w obrocie gospodarczym.
Faktura ustrukturyzowana – czym jest?
Nową formą wystawianej dotychczas faktury sprzedażowej. Jej wystawianie będzie możliwe jedynie w formie elektronicznej (plik XML) i wyłącznie w systemie KSeF bądź systemie z nim kompatybilnym. Krajowa Administracja Skarbowa udostępniła strukturę logiczną faktury ustrukturyzowanej.
W jakim celu został założony?
Celami założenia KSeF były: centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym, umożliwienie przesyłania faktur przez system oraz ułatwienie kontroli organów podatkowych w zakresie podatku VAT.
Czy faktury papierowe zostaną wycofane z obrotu?
Nie. Obowiązek wystawiania faktur przez system KSeF nie będzie dotyczył: faktur konsumenckich, biletów przejazdu (które są uznawane za faktury np.: za przejazd na autostradach płatnych), faktur wystawianych na zasadach OSS i IOSS (faktury wystawiane w szczególnej procedurze unijnej, nieunijnej i importu).
W jakim terminie przedsiębiorcy będą zobowiązani zacząć z niego korzystać?
Korzystanie z Krajowego Systemu e – Faktur na ten moment jest dobrowolne. Obowiązek wystawiania faktur w Systemie KSeF bądź systemie, który jest kompatybilny z KSeF powstanie w dniu:
– 1 lipca 2024 r. – dla czynnych podatników VAT;
– 1 lipca 2025 r. – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowców) w zakresie wystawiania faktur.
Jak działa system KSeF?
System umożliwia wystawianie faktur za pomocą oprogramowania finansowo – księgowego. System sprawdza, czy każda z wystawionych przez przedsiębiorcę faktur spełnia wymogi formatu XML oraz nadaje jej unikalny numer. Wystawca będzie mógł wysłać wystawioną przez siebie fakturę do swojego kontrahenta przez KSeF a następnie – otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru wysłanej faktury.
Zalety korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur:
– brak obowiązku archiwizacji faktur;
– skrócenie okresu oczekiwania na zwrot podatku;
– pewność dostarczenia faktury na linii wystawca – nabywca;
– automatyzacja procesu fakturowania.
Wady korzystania z Krajowego Systemu e- Faktur:
– szacowany koszt wdrożenia KSeF w małych i średnich firmach wyniesie od 500,00 zł do 2000,00 zł.
– aby wystawiać faktury w KSeF przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów bądź programów komercyjnych kompatybilnych z KSeF. Narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów zostały udostępnione bezpłatnie – jedynie w wersji przedprodukcyjnej (demo). Za korzystanie z programów komercyjnych przedsiębiorcy będą musieli zapłacić.
– konieczność zaopatrzenia się w program do odczytu faktur z pliku XML do plików PDF. Faktury usystematyzowane są zapisywanie w formie plików XML. Pliki te są łatwiejsze do odczytania dla wyspecjalizowanych oprogramowań. Ze względu na to, że faktura ustrukturyzowana jest zapisana kodem przypominającym kod programowania – jej odczytanie będzie mniej intuicyjne dla człowieka.
Autor: Aleksandra Warszewska
