Problem ten rozważać należy na dwóch płaszczyznach: pierwszej – dotyczącej uznanych w obowiązującym porządku prawnym form czynności prawnych, oraz drugiej – skutków niezachowania odpowiedniej formy czynności prawnej.
Odnosząc się kolejno do tych kwestii, zacząć trzeba od wymienienia podstawowych form czynności prawnych, obowiązujących w codziennym porządku prawnym:
1. formy pisemnej,
2. formy dokumentowej,
3. formy elektronicznej.
Forma elektroniczna
Przewrotnie wydaje się, że aktualnie najbardziej rozpowszechnioną formą powinna być forma elektroniczna. Niestety, ale wedle litery prawa, potoczne rozumienie tego zagadnienia – wskazujące na przesłanie dokumentacji w formie skanu za pośrednictwem wiadomości e-mail czy nawet posłużenie się coraz bardziej popularną platformą EPUAP – nie spełnia ustawowych wymogów tej formy czynności prawnych. W sensie prawnym forma elektroniczna wymaga bowiem posłużenia się tzw. kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z uwagi na brak powszechności dysponowania tego rodzaju kwalifikowanego podpisu elektronicznego – w ramach niniejszego artykułu pozwolę sobie pominąć bardziej szczegółowe rozwinięcie tej kwestii.
Forma dokumentowa
Przytoczony przykład przesłania zeskanowanej umowy (czy równie dobrze każdego innego rodzaju oświadczenia) w formie wiadomości e-mail spełnia natomiast wymogi formy dokumentowej. Dla zachowania formy dokumentowej wystarczającym jest bowiem zamieszczenie oświadczenia na jakimkolwiek nośniku danych (niekoniecznie papierze). Z uwagi na powyższe z formą dokumentową będziemy mieli do czynienia, zarówno w przytoczonych przykładach wiadomości e-mail, platformy EPUAP, ale nawet w przypadku wiadomości SMS. Wystarczy aby złożone oświadczenie czy ustalone przez strony warunki umowy znalazły swoje odzwierciedlenie na trwałym nośniku.
Forma pisemna
Spośród wskazanych powyżej form czynności prawnych – formę pisemną wyróżniać będzie natomiast, jakże istotna cecha, w postaci własnoręcznego podpisu. Owa własnoręczność wymaga, aby znak graficzny składający się na dany podpis umożliwiał jednocześnie jednoznaczną identyfikację osoby składającej ten podpis – co w najbardziej prostym ujęciu będzie oznaczało konieczność po prostu złożenia podpisu pod oryginałem dokumentu. Z powodu wspomnianej własnoręczności, wymogów formy pisemnej nie będzie spełniać skan podpisu (skan dokumentu i przesłanie go w formie wiadomości e-mail) ani jego kopia czy posłużenie się tzw. faksymile (pieczątką z wzorem podpisu). Brak własnoręczności podpisu w przytoczonych w zdaniu poprzednim przykładach powoduje, że kwalifikować będziemy je jako formę dokumentową. Na marginesie jedynie zauważyć należy, że ciekawym zagadnieniem pojawiającym się na tym gruncie jest zagadnienie składania podpisów posługując się tabletem – rozważania te ponownie wykraczają jednak już poza ramy niniejszego artykułu i wymagają znacznie bardziej złożonej analizy.
W jaki sposób winniśmy zatem aktualnie funkcjonować, komunikować się z kontrahentami i zawierać czynności prawne?
Przede wszystkim trzeba pamiętać, że tylko w stosunku do niektórych czynności ustawa lub – co równie istotne – warunki konkretnej umowy, wprost wymagają zachowania formy pisemnej. Przykładem takich kontraktów w stosunku do których pisemność powinna być zachowana może być umowa o pracę czy umowa najmu nieruchomości zawarta na czas dłuższy niż rok.
Nie zawsze jednak brak zachowania danej formy będzie się łączył z nieważnością czynności prawnej – tutaj ponownie rozstrzygające jest brzmienie przepisu ustawy lub warunków konkretnej umowy (jak np. powszechnie stosowana w obrocie prawnym klauzula „Zmiana, uzupełnienie lub rozwiązanie umowy wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej”). Zaniechanie spełnienia wymogów określonej formy czynności prawnej powodować może, właśnie w zależności od przepisów prawnych odnoszących się do danej czynności lub warunków konkretnej zawartej umowy:
1. nieważność danej czynności prawnej – podpisanej umowy czy np. złożonego oświadczenia o rozwiązaniu umowy (np. w przypadku umowy leasingu czy w przypadku zgłoszenia podwykonawcy inwestorowi w umowach o roboty budowlane (jak również sprzeciw inwestora w tym zakresie),
2. ograniczenia w zakresie możliwości udowadniania okoliczności objętych daną czynnością prawną w przypadku ewentualnego sporu sądowego (np. w przypadku umowy pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych, gdzie wymagane dla celów dowodowych jest zachowania formy dokumentowej),
3. wywołanie przez daną czynność prawną innych skutków niż wynikałoby to z jej treści (np. w przypadku umowny najmu nieruchomości zawartej na czas dłuższy niż rok, gdzie niezachowanie formy pisemnej prowadzić będzie do tego, że umowa traktowana będzie jak zawarta na czas określony).
Trzeba wreszcie wspomnieć, że w przypadku gdy zachowanie formy pisemnej okaże się konieczne, wówczas istnieje jeszcze możliwość, aby strony w miejsce spotykania się i wspólnego sygnowania danej umowy, wymieniły się egzemplarzami umowy oddzielnie podpisanymi przez każdą ze stron, tj. doręczając sobie wzajemnie egzemplarz umowy pod którym będzie się znajdował podpis jednej ze stron (bez konieczności zbierania na każdym egzemplarzu podpis obu stron umowy).
Autor: adw. Weronika Luty – Kancelaria Prawna CERTUS
